Wyobraźmy sobie letni poranek… słońce nieśmiało wdziera się przez okna biurowców, a pracownicy z uśmiechem na twarzy dopinają ostatnie tematy i przygotowują się na upragnione wakacje. Z dnia na dzień biura pustoszeją, a firmowy parking zastyga w bezruchu. Można odnieść wrażenie, że również samochody służbowe zapadły w letnią drzemkę, spokojnie czekając na powrót swoich użytkowników.
Ale czy rzeczywiście tak jest? Czy flota naprawdę „odpoczywa”? Może właśnie wtedy zarządzanie flotą samochodową wymaga większej elastyczności, dobrej organizacji i przemyślanych decyzji?
Z perspektywy osoby odpowiedzialnej za flotę, sezon urlopowy przypomina dobrze zaplanowaną partię szachów. Każdy ruch musi być przemyślany: kto i kiedy przekazuje pojazd, które samochody będą tymczasowo nieużywane, kto przejmuje obowiązki nieobecnych, a przede wszystkim – jak zabezpieczyć ciągłość działania floty przy ograniczonych zasobach kadrowych.
Jakie błędy w zarządzaniu flotą najczęściej pojawiają się podczas sezonu urlopowego? Nieprzemyślane decyzje, brak komunikacji czy niedopilnowanie formalności mogą prowadzić nie tylko do chaosu operacyjnego, ale również do realnych strat finansowych. Mimo że samochody nie mają emocji, wymagają uwagi i planu.
W praktyce mamy do czynienia głównie z dwiema sytuacjami:
Samochód pozostaje nieużywany przez cały okres urlopu pracownika. Czy to się opłaca firmie? Taki przestój generuje koszty, niezależnie od tego, czy pojazd jest eksploatowany, czy stoi bezczynnie. Mowa tu o ratach leasingowych, ubezpieczeniach czy kosztach amortyzacji.
Auto zostaje przekazane innemu pracownikowi. Zazwyczaj temu, który tymczasowo przejmuje obowiązki osoby nieobecnej lub nie posiada przypisanego samochodu służbowego, a może realizować zadania, wykorzystując dostępny pojazd.
Każde z tych rozwiązań może być skuteczne, pod warunkiem, że firma posiada klarowne zasady i odpowiednie procedury. A te powinny być zapisane w polityce flotowej, która w sezonie urlopowym staje się dokumentem strategicznym.
Czy pracownik może zabrać samochód służbowy na wakacje? Tak, ale wyłącznie wtedy, gdy umożliwia to polityka flotowa i zostały ustalone zasady odpowiedzialności. W praktyce oznacza to najczęściej:
zgodę na użytek prywatny (w określonym zakresie),
pełne pokrycie kosztów paliwa przez pracownika,
ograniczenie wyjazdów zagranicznych (lub ich wcześniejsze zgłoszenie),
obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia pojazdu.
Nieprzemyślane parkowanie samochodu służbowego na niestrzeżonym osiedlowym parkingu podczas dwutygodniowego urlopu zwiększa ryzyko uszkodzeń lub incydentów. W przypadku braku planu na jego wykorzystanie, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest pozostawienie auta na terenie firmy.
Zmiany użytkowników samochodów służbowych w okresie urlopowym są naturalnym elementem zarządzania zasobami. Kluczowym aspektem jest jednak procedura, która eliminuje nieporozumienia i minimalizuje ryzyko odpowiedzialności spoczywającej na firmie lub pracowniku. Obejmuje ona m.in.:
ocenę stanu technicznego pojazdu przed i po przekazaniu,
spisanie przebiegu oraz dokumentację fotograficzną,
protokolarne określenie odpowiedzialności za auto,
jasne ustalenia dotyczące kosztów paliwa i ewentualnych szkód.
W niektórych firmach możliwość czasowego użytkowania samochodu wyższej klasy traktowana jest jako forma wyróżnienia (cichy benefit motywacyjny).
Zarządzanie flotą wymaga ciągłości i odpowiedzialności. Choć wiele systemów działa dziś automatycznie, brak koordynatora – nawet tymczasowy – może powodować zbędne komplikacje. Warto więc wcześniej przygotować się do nieobecności, aby zapewnić płynność działań i spokój podczas urlopu.
□ Wskaż osobę odpowiedzialną podczas Twojej nieobecności.
Upewnij się, że pracownicy wiedzą, do kogo mogą się zwrócić w razie problemów. W przypadku braku dedykowanego zastępcy, wyznacz konkretną osobę i udziel jej niezbędnych informacji.
□ Przeprowadź wdrożenie.
Pokaż narzędzia, systemy, foldery, kontakty. Przekaż najczęstsze scenariusze, np. wypadek, potrzeba auta zastępczego, opóźnienia w odbiorach.
□ Zaktualizuj dane i dokumenty.
Sprawdź kalendarz przeglądów, terminów leasingowych, OC/AC. Upewnij się, że nic nie wymaga natychmiastowej reakcji.
□ Zadbaj o komunikację z zespołem.
Poinformuj pracowników o zasadach dotyczących przekazywania pojazdów, użytku prywatnego, ewentualnych ograniczeń w dostępności floty.
□ Sporządź notatkę podsumowującą.
Dokument z najważniejszymi danymi (ściąga z np. „co robić, jeśli…”) to podstawa bezpieczeństwa działań w czasie Twojej nieobecności.
Choć wakacje to dla większości pracowników czas odpoczynku i regeneracji, dla fleet managera lato stanowi jeden z bardziej wymagających okresów w roku. Kluczem do sprawnego funkcjonowania floty, nawet w sezonie urlopowym, są jasne zasady, procedury oraz przygotowanie zespołu na różne scenariusze.
Flota nie musi mieć wakacji, by działać bez zarzutu, ale fleet manager, jak najbardziej może (i powinien 😉) i to bez obaw, że w trakcie ich trwania coś wymknie się spod kontroli.
1. Czy samochód służbowy można zabrać na wakacje?
Tak, pod warunkiem że polityka flotowa firmy to dopuszcza oraz że pracownik przestrzega ustalonych zasad, np. pokrywa koszty paliwa i zabezpiecza pojazd.
2. Kto powinien odpowiadać za flotę, gdy fleet manager jest na urlopie?
Należy uprzednio wyznaczyć zastępcę, który będzie zarządzał flotą, zajmował się bieżącymi sprawami i reagował na ewentualne problemy.
3. Jak prawidłowo przekazać samochód służbowy innemu pracownikowi?
Poprzez dokładną ocenę stanu technicznego, spisanie przebiegu, wykonanie dokumentacji fotograficznej oraz ustalenie odpowiedzialności w protokole przekazania.
4. Czy można wykorzystywać samochody służbowe do celów prywatnych poza granicami kraju?
To zależy od polityki flotowej firmy. Najczęściej wymaga wcześniejszego zgłoszenia i zgody pracodawcy.
5. Jak zabezpieczyć samochód służbowy podczas dłuższego postoju na urlopie?
Najlepiej pozostawić go na terenie firmy lub na strzeżonym parkingu, a także upewnić się, że jest odpowiednio zabezpieczony przed uszkodzeniami i kradzieżą.
