Często panuje błędne przekonanie, że za stan techniczny pojazdu odpowiada wyłącznie kierowca, który nim kieruje. O ile na drodze mandat za niepoprawne oświetlenie czy zużyte opony otrzyma osoba siedząca za kierownicą, o tyle w przypadku poważnego kolizji lub wypadku drogowego, konsekwencje prawne i finansowe mogą sięgać znacznie wyżej – bezpośrednio do Fleet Managera, a nawet członków Zarządu Spółki.
Jak w świetle polskiego prawa wygląda odpowiedzialność kadry zarządzającej za flotę samochodową i jakie procedury wdrożyć, aby skutecznie zabezpieczyć firmę?
Odpowiedzialność osób zarządzających przedsiębiorstwem wynika bezpośrednio z kilku aktów prawnych, w tym z Kodeksu Pracy, Kodeksu Cywilnego oraz Kodeksu Karnego:
Regres ubezpieczeniowy: Ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania z polisy AC/OC lub wystąpić z roszczeniem regresowym do firmy, jeśli udowodni, że bezpośrednią przyczyną zdarzenia było zaniedbanie serwisowe ze strony właściciela pojazdu.
Aby Zarząd oraz Fleet Manager mogli skutecznie wybić argument "braku nadzoru" w przypadku sporu prawnego, w firmie musi funkcjonować udokumentowany system weryfikacji pojazdów.
Podstawowe dokumenty i procedury to:
Okresowe Audyty Flotowe: Przeprowadzanie raz lub dwa razy w roku fizycznych inspekcji stanu pojazdów przez Fleet Managera lub autoryzowany serwis.
Współczesne systemy wspomagania kierowcy (ADAS) oraz telematyka stanowią bezpośrednią tarczę ochronną dla kadry zarządzającej.
Wybierając do floty samochody wyposażone w kompletne systemy bezpieczeństwa – takie jak systemy autonomicznego hamowania, asystentów unikania kolizji czy monitorowanie zmęczenia kierowcy (w standardzie w modelach Hyundai) – firma wykazuje, że dołożyła należytej staranności w doborze bezpiecznych narzędzi pracy. Co więcej, cyfrowe raporty z aplikacji My Hyundai stanowią twardy dowód w dokumentacji firmowej, że auto wysyłało monity o sprawności systemów.
Zarządzanie flotą to nie tylko optymalizacja rat leasingowych i kosztów paliwa. To przede wszystkim zarządzanie ryzykiem prawnym i personalnym. Wdrożenie jasnych procedur, egzekwowanie podpisanych regulaminów oraz regularna obsługa floty u Autoryzowanego Dealera (np. Hyundai Karlik) pozwala Zarządowi spać spokojnie, mając pewność, że firma spełniła wszystkie prawne wymogi w zakresie bezpieczeństwa swoich pracowników.
