Wyjazd wakacyjny autem służbowym to z perspektywy pracownika świetny benefit. Zapewnienie zespołowi nowoczesnego, bezpiecznego i w pełni serwisowanego samochodu – takiego jak np. Hyundai KONA czy TUCSON – znacząco podnosi atrakcyjność Twojej firmy na rynku pracy. Jednak z perspektywy pracodawcy i fleet managera pojawia się kluczowe pytanie: a co z paliwem oraz wszystkimi innymi kosztami, które mogą pojawić się w czasie wyjazdu?
Przejrzysta polityka flotowa to fundament. Zobacz, jak poruszać się w gąszczu przepisów podatkowych, aby zaoferować pracownikom wartość dodaną, a jednocześnie zabezpieczyć finanse przedsiębiorstwa.
Jeżeli pracownik korzysta z samochodu firmowego do celów prywatnych, do jego wynagrodzenia doliczana jest zryczałtowana wartość przychodu, od której należy odprowadzić podatek. Przepisy podatkowe jasno określają dwie stawki, o których musisz pamiętać przy kalkulowaniu kosztów zatrudnienia:
250 zł miesięcznie – doliczane do przychodu, jeśli udostępniasz pracownikowi samochód elektryczny (np. Hyundai IONIQ 5, KONA Electric) lub spalinowy o mocy silnika do 60 kW.
400 zł miesięcznie – obowiązuje dla aut spalinowych i hybrydowych o mocy powyżej 60 kW.
Dla wielu przedsiębiorców sporym zaskoczeniem są interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Wynika z nich jednoznacznie, że ryczałt flotowy pokrywa również koszty paliwa zużytego do celów prywatnych.
W praktyce oznacza to, że jako pracodawca masz prawo opłacić pracownikowi tankowanie podczas jego prywatnego urlopu (np. wyjazdu za granicę), a on nie zapłaci od tego ani grosza dodatkowego podatku dochodowego. Z punktu widzenia HR to potężna karta przetargowa przy rekrutacji kluczowych specjalistów.
To, że skarbówka zezwala na pokrywanie kosztów prywatnego paliwa, nie oznacza, że musisz godzić się na to jako pracodawca. Brak jasnych limitów to prosta droga do utraty kontroli nad wydatkami na paliwo.
Dobrze przygotowany dokument polityki flotowej chroni cię przed wszystkimi niespodziewanymi kosztami. Aby uniknąć nieporozumień, w dokumencie (podpisywanym przy wydaniu auta) powinieneś wdrożyć precyzyjne zasady:
Limity kwotowe lub litrowe na karcie: Zdefiniowanie, jaki budżet paliwowy przysługuje pracownikowi w miesiącu.
Blokady systemowe kart paliwowych: Możliwość wyłączenia płatności firmową kartą w weekendy lub podczas dni urlopowych.
Zasady ładowania aut EV w domach: Ustalenie jasnego ryczałtu lub automatycznego zwrotu kosztów za prąd zużyty w prywatnym gniazdku pracownika.
Optymalizując koszty, wielu Fleet Managerów korzysta z zaawansowanych systemów telematycznych. Należy jednak pamiętać o bardzo ważnym aspekcie prawnym. Wyposażając auto w moduł śledzenia, jako pracodawca nie masz prawa monitorować lokalizacji GPS pracownika po godzinach jego pracy oraz w trakcie urlopu.
Używanie danych z lokalizatora w czasie wolnym kierowcy to naruszenie przepisów RODO i prawa do prywatności. Jeśli pozwalasz na prywatny użytek auta, warto upewnić się, że system telematyczny w Twojej flocie posiada funkcję łatwego przełączania w tryb "jazda prywatna" (ukrywający pozycję pojazdu).
Auto służbowe to doskonałe narzędzie motywacyjno-rekrutacyjne. Pamiętaj jednak, że to do Ciebie należy ustalenie zasad gry. Rzetelnie sporządzony regulamin i świadome wykorzystanie przepisów podatkowych sprawią, że wyjazdy urlopowe Twojego zespołu będą realnym benefitem, a nie obciążeniem dla firmowej kasy.
Potrzebujesz wsparcia w zbudowaniu floty dopasowanej do swojej firmy? Zapraszam do kontaktu. Odpowiem na pytania, przedstawię możliwości i pomogę dobrać rozwiązania, które naprawdę się sprawdzają.
